我那覇聖の課題解決塾

▼今日のテーマ
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◎図解を活用した会議はどうなるのか？？
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おはようございます。
プロジェクト・プランナーの我那覇です。


先日、ある会社の会議コンサルティングを実施しました。
とっても、やる気があり、ビジョンがあり、行動力のある会社
で、話をしていても、とても楽しい会社です。


その会社と会議がスタートしましたが、、、


「大枠のテーマが決まっているだけで、何を話そう・・・」


となってしまいました。





これを聞いて、みなさん、「ドキッ」としました？？


会議が始まってしまうと、この状況がとても多くあります！！
本当に他人事じゃない！！


更に、ひどいのが、、、そのまま


「何を話そうか？」の話を永遠に繰り広げられてしまう。


こうやって、文字で見ると「ホントにそんなことあるの？」って
思いそうですが、本当にあります。
・・・というか、とても多いです。



このような会議を回避する為には、会議の事前準備が必要です。
◎会議の目的を明確にしておく。
◎その目的を会議参加者に事前に伝えておく。
◎目的の説明、論点の説明用に資料を作成しておく。などなど

・・・と事前準備を実施すると、ある程度は、有意義な会議に
なるのですが、、、


◎こんな事前準備、そりゃ出来たら苦労しないよ！！


というのが正直な意見ですよね。→もしかしたらそう思うのは私だけかな？



ですので、事前準備ではなく、会議がスタートした後に何をすると
有意義な会議になるのかをお伝えします。



▼事前準備はしてないけど、有意義な会議になるプロセス
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※大枠のテーマは決まっているけど何を話そうって場合

①まずは、参加者から30分くらい自由に発言させる。

②会議運営者は、その話を聴いて、目的を探す。

③目的に沿って、会議の議論の的を絞る。

④会議の議論の的をいくつか出して、参加者に選択させる。
　▷次のブログで書きますが、この選択肢を出して、参加者に
　決めてもらうプロセスは、とても大切になってきます。
　▷会議運営者が決めてしまうと、会議が収束に向かいません。
　▷次回のブログで理由は書きますね。

⑤選択した議論の的に対して、自由に話させる。

⑥自由に話させた内容をまとめて、更に議論の的を絞る。

⑦具体的なアクションを決める。

⑧担当者を決める。
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ご覧になって分かると思いますが、

◎たくさんの話（無駄な話も含めて）→整理→まとめる→決める

というプロセスになっています。



特に大切な部分は、、、

◎たくさんの話をさせる。
◎まとめる

の2点になります。



ここまで読んで、みなさんは気づきましたか？？

これをするには、何かのスキルが必要ですよね。







「図解」です。



実は、話をするのは、ほとんどの人が出来るんですが、
誰もできないのが、

◎整理
◎まとめる

という作業です。


しかも、事前に準備をしていない状況であればある程、
その場の話だけを聴いて、整理、まとめる必要があるの
で、かなり大変です。


この整理、まとめる為に、「図解スキル」はとても重要に
なってきます。


なぜか？？

▼図解スキルのある人はこんなことができるから。
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①情報を聞き出して（意見を引き出す）
②その情報を整理して（足りない要素を見つける）
③図解で共通認識を持たせる（参加者全員が議論に集中できる）
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図解スキルを身につけておくと、事前準備無しに
有意義な会議が繰り広げられます！！

あなたの会社でも、1人、図解スキルを身につけた人を
育ててみてはいかがでしょうか？


我那覇さとし